Personal Assistant

Ben jij op zoek naar een baan als Personal Assistant? Dan is deze vacature misschien wel de perfecte job voor jou. Meer dan 30 jaar heeft onze opdrachtgever overal ter wereld hun product verzameld en hiermee zijn zij één van de grootste in hun soort. Deze innovatieve en vernieuwende onderneming heeft zich gevestigd in hartje Amsterdam om vanuit daar te opereren. Er is veel contact met retail organisaties in verschillende Europese landen. Hierdoor wordt veel gecommuniceerd in het Engels. Een dynamische organisatie waar je jezelf goed kunt ontwikkelen en zelf je eigen succes maakt. Met als hoogste prioriteit natuurlijk het succes van de organisatie!

Functie omschrijving

Als personal assistent kan je lezen en schrijven met alle stakeholders. Gedurende de dag zal je dan ook concepten uitwerken van e-mails, mededelingen of brieven. Jij kan prioriteiten stellen en inhoudelijk meedenken. Daarnaast ben je ook degene die voor stakeholders van de holding complexe projecten en of vraagstukken op kan pakken en biedt ondersteuning bij strategische doeleinden en het halen van deadlines. Tevens ben je aanwezig bij elk MT en holding overleg waarbij je notuleert en de agenda organiseert.

Jouw taken zijn:

  • Verwerken informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties; 
  • Aannemen en afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken;
  • Verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.
  • Doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties e.d.;
  • Maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten;
  • Vervaardigen van overzichten zodat de manager inzicht heeft/houdt in de stand van zaken m.b.t. de activiteiten/ resultaten binnen zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein, verzamelen van informatie, verrichten van berekeningen e.d.;
  • Inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de manager.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening:

  • Voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen door o.m. het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
  • Beheren van archieven en daartoe opbergen van stukken, completeren van dossiers, op verzoek aanleveren van informatie en tijdig opschonen van archief;
  • Organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen e.d.

Functie eisen

  • Afgeronde MBO/HBO opleiding
  • Relevante ervaring in een soortgelijke functie
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal 
  • Daarnaast ben je sterk in projectmanagement, heb je uitstekende timemanagementvaardigheden en ben je een procesverbeteraar
  • Kernwoorden: Organisatie sensitief | Discreet en integer  | Teamplayer | Stressbestendig | Multi-tasker

Arbeidsvoorwaarden Je komt te werken in een informele organisatie waar je je snel verder kunt ontwikkelen. Waar geluisterd wordt naar jouw input.

Locatie Amsterdam

Interesse? Stuur dan jouw CV en motivatiebrief naar pukenlola@raekrecruitment.nl (Puk en Lola is onderdeel van Raek Recruitment)

Esther & Mijke